Organizzazione eventi privati: tutte le fasi per un evento di successo
Organizzazione eventi privati: da dove partire
Stai cercando un’agenzia per l’organizzazione di eventi privati?
Siamo qui per aiutarti!
Qualsiasi sia il tipo di evento privato, noi di Geko ti aiuteremo a dare la giusta importanza ad ogni minimo dettaglio, per realizzare il tuo evento con successo!
5 fasi per organizzare un evento
Pianificare un evento di successo richiede tempo, ma soprattutto un’attenta pianificazione.
Ecco perché è fondamentale fare una check-list e seguire alcuni step per l’organizzazione del tuo evento privato:
- Scegliere la giusta location e la data
- Definire gli obiettivi e il budget
- Stabilire il team
- Creare il programma
- Promuovere l’evento
Come scegliere la giusta location e la data
Come prima cosa bisogna scegliere il giorno con il giusto anticipo per organizzare tutto nei tempi giusti.
È ora di pensare a dove organizzare il tuo evento privato.
Grazie al supporto della nostra agenzia potresti risparmiare tanto tempo ed energie nel cercare in modo autonomo il luogo giusto.
Inoltre, la scelta della location deve essere:
- abbastanza capiente per il numero di visitatori previsti;
- facilmente raggiungibile anche con mezzi privati e pubblici;
- fornita di parcheggi e servizi per le persone con disabilità;
- spaziosa a sufficienza per tutte le attività da svolgere, per il catering o i momenti di pausa;
- ben fornita con tutta l’attrezzatura necessaria: tavoli, sedie, desk accoglienza e gazebo.
Ricordati che è molto importante visitare la location di persona per capire le tue esigenze e richiedere un preventivo.
Tipologie di preventivo
1) Preventivo ALL-INCLUSIVE
• affitto location in una certa fascia oraria;
• catering;
• responsabile dell’evento;
• Dj e tecnici del suono;
• buffet personalizzato;
• zona bar;
• bevande;
• allestimento sala
2) Preventivo PRANZO/CENA serviti
Un preventivo del genere riguarda un menù servito a tavolo, come ad esempio quello di una comunione o una festa di compleanno per bambini.
Un preventivo di questo genere dovrebbe comprendere:
• Servizio al tavolo
• menù per bambini
• torta e bevande analcoliche
•vino e drink per i genitori
• spazio per i giochi previsti
3) Preventivo PRANZO/CENA con buffet
Vorresti un menù a buffet? Questo riguarda una formula che prevede una sala riservata, un menù personalizzabile, camerieri che servono il buffet (SECONDO LE NORMATIVE COVID-19), camerieri.
Per esempio: stai pensando a un rinfresco per un battesimo?
• menù a buffet
• torta e bevande analcoliche comprese
• vino e drink per i genitori
• spazio per far giocare i bambini incluso.
Definire gli obiettivi e il budget
Qual è il messaggio da condividere e a quale target è riferito? Qual è lo scopo o il motivo per cui le persone dovrebbero partecipare? Prima di iniziare a organizzare ogni passaggio è necessario avere le idee chiare, ricordandoci il target di riferimento per il quale è stato creato.
Una volta deciso l’obiettivo e il pubblico a cui rivolgersi, bisogna definire un budget, pensando anche a destinare una parte a eventuali imprevisti.
Una volta definito il budget, possiamo preparare la lista degli invitati: dalla lista definitiva dovrai togliere circa il 10% degli invitati che non verrà!
Stabilire il team
Il successo di un evento dipende tanto anche dalle persone coinvolte: sia come partecipanti che come relatori.
Creare il programma
Il programma dell’evento deve essere pianificato per tempo e la scaletta delle attività dovrà essere dettagliata. Bisogna inoltre includere delle pause in modo da non appesantire gli ospiti. Se l’iniziativa lo consente, si potrebbero inserire anche dei momenti per fare networking, una cena o un party per chiudere in bellezza l’evento e ringraziare lo staff, i partecipanti e tutte le figure e le aziende coinvolte.
Promuovere l’evento
La comunicazione e la conseguente promozione dell’evento, sono due punti fondamentali. Deve essere definito un piano che comprenda la pubblicità e la gestione live dei canali social. Per poter ottenere visibilità è necessario diffondere il programma, aumentare l’autorevolezza dell’evento, creare l’attesa e seguire tutti i suoi passaggi grazie ai social media.
Una buona dose di creatività e una pianificazione smart sono i segreti per ottenere un risultato professionale e di qualità.
Quali autorizzazioni servono per l’organizzazione di un evento privato?
È fondamentale assicurarsi che le spese per l’evento rientrino nel budget stabilito, per evitare spiacevoli sorprese.
Ci sono alcune normative da tenere in considerazione per la sicurezza generale.
- Per una manifestazione temporanea, è necessaria un’autorizzazione indirizzata al Sindaco del Comune dove avete pianificato l’evento, ovvero la Licenza di pubblico spettacolo, che avrà un valore temporale pari al periodo di svolgimento dell’evento stesso. Al momento della richiesta, è necessario specificare le generalità, dati fiscali, requisiti antimafia e programma della manifestazione.
- Per eventi che richiedono accompagnamenti musicali, occorre rivolgersi alla Siae per farsi rilasciare un permesso, per evitare ulteriori violazioni dei diritti d’autore. Si presenta un’accurata descrizione dell’evento (dove si svolge, quanto suolo occupa, quanti partecipanti, se l’ingresso è libero o a pagamento). Nel caso di gruppi emergenti, non è necessario pagare i diritti alla Siae, che ad ogni modo, richiederà il rilascio di una cauzione e manderà dei funzionari addetti a verificare la veridicità dichiarata dal garante.
- Ricordati anche la domanda di Occupazione di Suolo Pubblico, che dovrà essere presentata al Comune con due settimane di anticipo con le generalità riguardanti l’organizzazione dell’evento, il luogo di svolgimento e l’eventuale chiusura del traffico. Se si è scelta come zona di manifestazione un’area verde, è necessario richiedere, in aggiunta, l’autorizzazione del Settore Verde Pubblico del Comune. Infine, qualora sia previsto l’utilizzo di impianti stereo o strumenti musicali, occorre l’autorizzazione da parte del Settore Ambiente e Territorio del Comune.
In conclusione
Al giorno d’oggi sappiamo tutti quanto il “fattore umano” sia un valore aggiunto. L’esperienza dell’incentive per un cliente o per un impiegato rappresenta un PLUS MOTIVAZIONALE che si traduce poi in numerosi vantaggi per l’azienda che ci commissiona l’evento.
Grazie alla nostra esperienza quasi ventennale nel settore vantiamo anche numerosi contatti per l’organizzazione di matrimoni, meeting e congressi oltre ad occuparci anche di un servizio di concierge per numerosi hotel della zona di Brescia e del lago di Garda con itinerari e chicche a cui il normale turista non ha accesso.
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