Eventi aziendali: perché sono importanti e come organizzarli al meglio
Eventi aziendali: anche nell’era del digitale gli eventi sono uno strumento di marketing molto potente. Come si organizza un evento e quali vantaggi comporta?
Gli eventi aziendali possono diventare una risorsa importante per molte realtà. Oggi vi illustreremo perché può essere utile creare delle occasioni di incontro e come organizzarle al meglio.
Infatti, anche se avete già un buon sito web e una strategia di marketing performante, sfruttare l’offline per incontrare le persone vi permetterà di crescere ancora di più.
Creare relazioni all’interno dell’azienda
Il team building è un metodo che è arrivato in Italia dal mondo anglosassone e ha trovato un suo utilizzo soprattutto nelle grandi città che offrono maggiori opportunità.
Questo metodo ha lo scopo di rafforzare le relazioni all’interno del proprio organico e per le aziende rappresenta un’attività estremamente importante.
Gli eventi e tutte le occasioni informali di incontro diventano un ottimo modo per riuscire a rafforzare e migliorare il rapporto tra i colleghi e un modo per riuscire a fidelizzare al massimo i lavoratori nei confronti dell’azienda.
Perché è importante organizzare eventi aziendali?
Qual’è lo Scopo di un evento?
Gli eventi aziendali costituiscono un momento di scambio, condivisione e confronto.
Un’occasione per far conoscere la realtà aziendale e per entrare in contatto con il territorio in cui si opera.
Un evento ben organizzato e pianificato diventa un’esperienza indimenticabile per tutti i partecipanti.
Gli eventi servono quindi a creare dei legami e portare a risultati come un aumento di brand awareness e consapevolezza, miglioramento dell’immagine dell’azienda e del riconoscimento sociale.
Si può sfruttare l’evento per emozionare e coinvolgere più a fondo i partecipanti. Entrando nel cuore dei partecipanti potrete essere maggiormente ricordati. La connessione emotiva genera appartenenza e riconoscimento.
Obiettivi e vantaggi:
I tempi sono sempre una questione cruciale.
Se non si ha la certezza di poter dedicare la giusta quantità di tempo all’evento, forse è più saggio posticipare la data per poter curare ogni dettaglio.
Prima di organizzare un qualsiasi tipo di evento bisogna domandarsi quali obiettivi si ha intenzione di raggiungere.
Ecco alcuni esempi:
- Lanciare un prodotto / servizio;
- Offrire formazione specifica ai dipendenti;
- Aprire le porte dell’azienda al pubblico per farsi conoscere;
- Fare networking;
- Fornire un report dell’attività svolta fino a quel momento;
- Raccogliere fondi.
Siete un’ azienda appena nata? L’evento può essere una buona occasione per farvi conoscere, per far sapere chi siete, perché esistete e cosa potete fare per il pubblico a cui vi rivolgete.
Siete una realtà già avviata? In questo caso gli eventi possono servire per consolidare e rafforzare la presenza della vostra impresa nel settore di riferimento.
Esistono quindi numerosi vantaggi. L’importante è organizzare e promuovere l’evento nel modo migliore.
Come organizzare un evento aziendale:
Gli eventi devono essere programmati nel dettaglio, occorre seguire una serie di step fondamentali:
- La spedizione degli inviti: devono essere inviati con largo anticipo,
proprio al fine di permettere agli invitati di organizzarsi. - La location: la prima deve essere prenotata con largo anticipo per poterla precisare sugli inviti
- il tema: deve essere la base per l’allestimento, cercando di renderlo suggestivo al fine di rendere memorabile l’evento
- Galateo: indispensabile per fare bella figura. Dalla puntualità alla corretta conversazione con tutti gli ospiti, in modo da stringere nuove relazioni che potrebbero rivelarsi preziose.
Allo stesso tempo occorre evitare l’invadenza, in particolare quella esplicitata da domande che potrebbero risultare troppo personali. - Outfit: scelto con cura e in base al contesto. Gli eventi aziendali sono di carattere informale, ma comunque collegati alla propria attività lavorativa. Meglio evitare abiti troppo impegnativi e un trucco pesante, cercando un look casual ma curato.
Definire gli step
Quando sarà definito in modo chiaro e preciso cosa si vuole ottenere con quell’evento si può procedere con le scelte successive.
Budget
Un fattore fondamentale che andrà a incidere su tutta l’organizzazione è il budget a disposizione, che va definito prima di procedere con la progettazione. Quanto potete investire?
Avete a disposizione sponsor o finanziamenti pubblici?
Non dimenticate che nel budget va inclusa anche la comunicazione dell’evento, indispensabile per farlo conoscere al pubblico.
Target
Per chi è pensato l’evento? Chi sono le persone a cui rivolgersi? Cosa si aspetta il pubblico? È importante considerare le aspettative, i desideri e i bisogni del target di riferimento.
Location
Una soluzione potrebbe essere la sede aziendale stessa, ma se si sceglie uno spazio diverso è importante valorizzare il contesto dell’evento e l’immagine dell’azienda.
Staff e fornitori
Chi vi aiuterà a organizzare e gestire l’evento? Avete uno staff? Lo staff di cui disponete è all’altezza delle dimensioni dell’evento o dovete ricorrere a risorse esterne?
Prevedete di acquistare o noleggiare strutture o strumenti? Le domande da porsi sono molte e ogni aspetto va valutato con attenzione. Lo staff e i fornitori sono fondamentali per la buona riuscita dell’evento.
Promozione evento
Per quanto riguarda la promozione dell’evento, è una questione molto vasta, ma è importante ricordare che gli eventi aziendali vanno inseriti nel proprio piano di marketing come occasioni di incontro dal vivo.
Siamo talmente abituati a fare tutto online che abbiamo tralasciato iil valore degli incontri umani. Sicuramente, nell’epoca in cui viviamo, il digitale è diventato essenziale in ogni strategia di marketing.
Ma, in determinate situazioni, integrare lo spazio fisico a quello virtuale può essere un valore aggiunto. Un evento, se organizzato e pubblicizzato al meglio, può costituire un vantaggio competitivo importante.
Obiettivi
Lancio di un nuovo prodotto
Una delle tipiche occasioni in cui si sceglie di organizzare un evento è quella del lancio di un nuovo prodotto o servizio dell’azienda oppure una nuova collaborazione o, in generale, una novità nell’offerta aziendale che abbia rilevanza per il pubblico.
Un’iniziativa ludica potrebbe essere la soluzione più immediata per avvicinarsi al proprio target e realizzare un rapporto più vicino al compratore, che dimostri di essere in grado di creare vicinanza al marchio e a ciò che rappresenta.
L’evento può essere il mezzo più efficace per fare incontrare il nuovo prodotto con il target cui esso si rivolge, creando uno spazio personale e speciale.
Celebrare un traguardo
L’evento dedicato al brand è utilissimo per fortificare il rapporto tra azienda e territorio. In occasione di ricorrenze speciali come anniversari dell’azienda o particolari traguardi e obiettivi raggiunti,
l’evento ricreativo aperto al pubblico si rivela uno strumento di marketing molto forte e performante, perfetto per accrescere la visibilità del brand ma anche per sottolineare il ruolo sociale che l’impresa svolge all’interno della comunità.
Team building e formazione
L’obiettivo dell’evento può anche svolgersi all’interno: un’iniziativa brand è spesso un’ottima occasione attraverso cui rafforzare lo spirito di appartenenza dei propri dipendenti, migliorare l’affiatamento, motivare, creare affezione.
Gli eventi interni come le cene aziendali o le iniziative di team building si dimostrano essere strumenti eccezionali per aumentare la produttività e creare un buon ambiente all’interno del sistema azienda.
Gli eventi aziendali sono anche un mezzo in cui investire per la formazione dei dipendenti, mediante esperienze dirette oppure organizzando attività specifiche.
Conclusioni
Perché un evento aziendale può far davvero la differenza?
Per concludere quindi, l’evento aziendale porta grandi risultati, sia al mondo B2B che quello B2C, ancor più rispetto a metodi pubblicitari tradizionali o tramite social media. Secondo una recente ricerca, il 90% delle aziende reputa gli eventi fondamentali per l’evoluzione del proprio business, anche grazie a benefici personali e aziendali.
E allora cosa aspetti?
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